دور السكرتارية في التخطيط والتنظيم الإداري

نظرة عامة على الدورة

تلعب السكرتارية دوراً محورياً في التخطيط والتنظيم الإداري داخل المؤسسات، حيث تساعد في تحسين تدفق العمل، ضمان الترتيب الفعّال للمهام، وتنسيق الجهود بين الإدارات المختلفة. يتطلب دور السكرتارية مهارات تنظيمية وإدارية متقدمة لضمان تنفيذ الخطط بكفاءة وتعزيز أداء المؤسسة بشكل عام. يهدف هذا البرنامج التدريبي إلى تزويد المشاركين بالمهارات والمعرفة اللازمة لأداء دورهم في التخطيط والتنظيم الإداري بفعالية، مما يسهم في تحسين سير العمل وتحقيق الأهداف المؤسسية.

أهداف الدورة

تعزيز فهم دور السكرتارية في التخطيط الإداري: تعلم كيفية دعم الإدارة في وضع الخطط وتنفيذها بفعالية.
تحسين القدرة على تنظيم المهام وترتيب الأولويات: اكتساب مهارات تنظيم العمل اليومي وتحديد الأولويات لضمان الكفاءة.
تطوير مهارات التنسيق بين الإدارات المختلفة: تعلم كيفية التواصل مع الأقسام الأخرى لتحقيق التناغم في سير العمل.
تعلم كيفية استخدام الأدوات الرقمية لتحسين التخطيط والتنظيم: استخدام البرمجيات والتطبيقات التي تدعم عمل السكرتارية بفعالية.
تعزيز الفهم لأهمية المرونة والتكيف مع التغيرات الإدارية: معرفة كيفية التعامل مع التحديات غير المتوقعة وإدارة الأزمات بكفاءة.

الجمهور المستهدف

موظفو السكرتارية التنفيذية الذين يتطلعون لتعزيز دورهم في التخطيط والتنظيم الإداري.
المساعدون الإداريون الذين يدعمون العمليات اليومية ويطمحون لتطوير مهاراتهم التنظيمية.
مديرو المكاتب والمشرفون الإداريون الذين يسعون لتطوير فرق السكرتارية وتعزيز أدائهم.
أخصائيو الموارد البشرية المعنيون بتطوير المهارات الإدارية للسكرتارية.
أي موظف إداري يرغب في تحسين مهاراته التنظيمية والإدارية لدعم تحقيق الأهداف المؤسسية.

محاور الدورة

تعزيز فهم دور السكرتارية في التخطيط الإداري

تعريف بمفهوم التخطيط الإداري ودور السكرتارية في دعمه.
التعرف على مهام السكرتارية في إعداد الخطط التنفيذية والتقارير.
دعم الإدارة في جمع وتحليل البيانات والمعلومات اللازمة للتخطيط.
تطوير استراتيجيات لإدارة الوثائق والمعلومات المتعلقة بالتخطيط.
تطبيق مبادئ التخطيط الإداري لضمان تحقيق الأهداف المؤسسية.

تحسين القدرة على تنظيم المهام وترتيب الأولويات

استخدام تقنيات تحديد الأولويات مثل "مصفوفة الأولويات" لتنظيم المهام.
تطوير مهارات إدارة الوقت لضمان تنفيذ المهام في الوقت المحدد.
تطبيق استراتيجيات لتنظيم الملفات والمستندات بطريقة تسهل الوصول إليها.
تحسين استخدام الجداول الزمنية والبرامج لتخطيط الاجتماعات والمهام.
استخدام الأدوات الرقمية لتتبع الأنشطة وتحديثها بفعالية.

تطوير مهارات التنسيق بين الإدارات المختلفة

تعلم تقنيات التواصل الفعّال بين الأقسام المختلفة لضمان تدفق المعلومات.
تطوير استراتيجيات لتنسيق الجهود المشتركة بين الإدارات لتحقيق الأهداف.
استخدام أدوات الاتصال الحديثة مثل البريد الإلكتروني، والرسائل الفورية لتحسين التنسيق.
تطبيق مهارات التفاوض وحل النزاعات لتحسين التعاون بين الفرق.
تحسين استخدام برامج إدارة المشاريع لتتبع تقدم العمل بشكل متزامن.

تعلم كيفية استخدام الأدوات الرقمية لتحسين التخطيط والتنظيم

التدريب على استخدام برامج مثل Microsoft Office وGoogle Workspace لتحسين الكفاءة.
تطبيق أدوات التخزين السحابي مثل Dropbox وOneDrive لحفظ المستندات والوصول إليها بسهولة.
استخدام تطبيقات إدارة الوقت مثل Todoist لتنظيم العمل اليومي.
تحسين استخدام برامج الاجتماعات الافتراضية مثل Zoom وMicrosoft Teams.
تطوير استراتيجيات لاستخدام البرمجيات لتحليل البيانات وتقديم التقارير بفعالية.